• Management en entreprise

Gestion des plans d’action lors d’une analyse de risques

24 septembre 2022

Lors de l’établissement du plan d’actions de l’analyse de risques, du traitement des non-conformités ou d’un suivi de projet, il faut faire attention à ne pas tomber dans l’excès de procédures. En effet, il faut bien garder à l’esprit que, même si les nouvelles versions des normes ISO ne pénalisent pas l’excès de procédures, elles n’obligent plus l’organisme à en créer.

Cependant, selon notre expérience, nous nous sommes rendus compte que l’excès de procédures est un frein au bon fonctionnement du système. Il est donc conseillé de favoriser l’automatisation ou la formation du personnel pour de meilleurs résultats.

Dès lors, pour ne pas tomber dans l’excès de procédures, il faut toujours réfléchir selon la logique suivante

1.Automatiser, 2. Former, 3. Formalisation de procédures.

Expliquons ces trois notions.

I. Automatiser

L’automatisation a pour but de réaliser des tâches automatiquement sans intervention humaine. Elle peut concerner aussi bien les outils informatiques (utilisation de logiciels) que les machines.

Quand cela est possible, l’automatisation est la meilleure solution pour diminuer un risque. Elle permet notamment :

  • De supprimer ou de diminuer les risques à un risque acceptable ;
  • D’éviter l’erreur humaine ;
Exemple :

Les phares des véhicules s’activent automatiquement lorsque la luminosité n’est plus suffisante. Des procédures auraient pu être formalisées sur l’écran de contrôle de la voiture ou des formations auraient pu être données à tous les conducteurs mais puisqu’une automatisation était possible, elle a été préférée pour diminuer au maximum le risque de ne pas allumer ses phares.

II. Former

Si une automatisation n’est pas possible, les formations sont à privilégier. A la différence de procédures, former le personnel permet à celui d’acquérir des compétences et des connaissances nécessaires pour accomplir les objectifs fixés par l’entreprise. La formation permet également aux membres du personnel de comprendre des notions qui amélioreront leur créativité et leur innovation indispensable pour que l’entreprise soit compétitive sur un marché économique évoluant très rapidement.

Ainsi, une fois formé, la productivité de l’employé, aussi bien en terme quantitatif que qualitatif, augmentera. Il sera également reconnaissant envers l’entreprise pour l’avoir formé et ses nouvelles compétences le rendront polyvalent, motivé et plus sûr de lui au moment de réaliser les tâches.

La formation du personnel n’est donc pas un coût mais bien un investissement à long terme.

Afin de gérer les formations du personnel, une analyse croisée des compétences nécessaires et des fonctions présentes dans l’entreprise doit être réalisé. Elle permettra de se rendre compte si des « back-up » (personnes pouvant réaliser les tâches de l’individu formé en cas d’absence) existent et si toutes les compétences demandées pour la bonne exécution des tâches dans l’entreprise sont maîtrisées.

III. Réalisation de procédure

Une procédure est une formalisation sous forme d’images, de schémas ou d’instructions simples de procédés réalisés lors d’une opération. Elle permet de créer un référentiel pour exécuter des opérations. Plus l’opération est complexe et plus la procédure devra être détaillée.

Exemple :

Note : en fonction de l’activité, le nombre de procédures dans l’entreprise variera. Par exemple, une société dans le secteur pharmaceutique aura beaucoup plus de procédures qu’un salon de coiffure.

Conseils pour réaliser une procédure :

  • Phrases courtes, vocabulaire simple et véhiculaire de l’entreprise
  • Présentations courtes et aisément lisibles
  • Texte définissant la règle et évitant l’imprécision
  • Acteurs désignés par leur fonction et pas par leur nom
  • Explications claires, compréhensibles
  • Se baser sur le réel de l’entreprise = partir de l’existant
  • Faire participer à la rédaction ceux qui appliqueront la procédure
  • Tester la procédure pour voir si elle est compréhensible et complète
  • Limiter le nombre de symboles utilisés

IV. Résumé

Pour résumer, lorsque l’entreprise doit établir un plan d’action, il faut se poser les questions suivantes :
– Puis-je automatiser les actions? après automatisation, si le risque est évalué sous le seuil à traiter que vous vous êtes fixé, il n’y pas plus besoin de formations ou de procédures.
– Si le risque reste toujours supérieur au seuil fixé, former le personnel pour exécuter ce plan d’action, et n’élaborer une procédure que si le risque est à alors évalué au-dessus du seuil à traiter fixé.

On crée donc des procédures seulement dans les cas où :
– L’automatisation ou la formation n’est pas possible ou que ;
– Le risque est toujours évalué au-dessus du seuil fixé après avoir automatisé ou formé du personnel (Cela peut être le cas si le plan d’action à réaliser est réellement complexe et nécessite des compétences spécifiques).

Vers nos services

Qu’est-ce qu’un audit ? Quand faut-il y avoir recours ?

Article suivant

Envie d’en savoir
plus sur nos services ?

Contactez-nous.

info@cxconsult.be / cx-consult.com

Xavier Cuignet
+32 497 69 41 91
xaviercuignet@cxconsult.be
Camille Cuignet
+32 491 90 13 99
camillecuignet@cxconsult.be

Curieux ?
N’hésitez pas à consulter notre blog

 

Une question ?
La réponse se trouve peut-être dans notre F.A.Q